Módulo COMPRAS
Importação de XML NF-e/CT-e Automático para o ERP Protheus


Ferramenta Gestor XML NF-e/CT-e

Desenvolvida para facilitar a inclusão dos documentos de entrada e garantir a guarda em local seguro dos arquivos XML recebidos dos fornecedores, a SIGATEK desenvolveu a rotina Gestor XML NF-e/CT-e, uma rotina onde concentra em uma única tela todos os passos para que o operador possa importar, localizar e classificar e gera um documento de entrada a partir de um arquivo XML de NF-e ou CT-e. Alem disso serviços automáticos de Baixa de arquivo da SEFAZ, Baixa arquivos de contas de E-mail, Importação de arquivo XML Automática para o banco de dados e consulta pós importação da validade do arquivo XML junto a SEFAZ fazem parte desse pacote. Alem disso a rotina está preparada para fazer a Manifestação do Destinatário automaticamente quando um arquivos XML é efetivado como um documento de entrada.

 

Benefícios da Rotina

   BAIXA AUTOMÁTICA dos arquivos XML das notas fiscais eletrônicas do site da SEFAZ.

   Executa a IMPORTAÇÃO AUTOMÁTICA DOS XML para a base de dados do sistema permitindo que o operador visualize o arquivo na tela do Gestor XML, com isso o usuário pode encontrar o arquivo XML através de pesquisa pelo Numero da NF, CNPJ do Fornecedor ou pela Chave do documento (Código de Barras da Danfe/DACTE).

   Ferramenta para Baixa automática dos arquivos XML de uma ou mais contas de E-mail do cliente, extraindo os arquivos XML e PDF (Danfe´s/Dacte´s) anexos e salvando em pasta especifica do sistema. Utilizado para casos em que a empresa não queira a baixa automática do XML.

   CONSULTA DE AUTENTICIDADE da nota fiscal junto a SEFAZ no momento da Valida do XML como documento de Entrada. O log de resposta da SEFZ é gravado junto a nota para comprovação da autenticidade valida do XML no momento do recebimento.

   MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO AUTOMÁTICA, a rotina pode ser parametrizada para no momento da efetivação do documento de entrada, ela faça a manifestação de "Entrada Confirmada" junto a SEFAZ automaticamente.

   MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO  MANUAL, a rotina permite ainda que para os arquivos XML baixados e que a empresa desconheça a operação, o operador pode manualmente fazer a "Manifestação de Desconhecimento" ou de "Operação não realizada" junto a SEFAZ.

   Rotina de CONSULTA AUTOMÁTICA JUNTO A SEFAZ DE AUTENTICIDADE dos XML´s depois de 3 dias e uma segunda checagem depois de 21 dias, para garantir que o fornecedor não cancelou essa NF-e junto ao SEFAZ. Caso a rotina detecte que a NF-e foi cancelada sistema envia e-mail para lista de responsáveis informando a ocorrência.

   Tela com legendas para identificar os Status do XML no processo de Recebimento do arquivo, Classificação do arquivos, integração do arquivo como um Documento de Entrada.

   Permite a IMPRESSÃO DA DANFE a partir dos dados do arquivo XML recebido.

   EXPORTAÇÃO DOS XML´s gravados no banco de dados do sistema por lote.

   Os XML´s recebidos podem ser classificados como Pré-Nota de Entrada, Documento de Entrada ou NT de Conhecimento de Frete.

   Consulta na SEFAZ a qualquer momento de uma nota fiscal especifica através da Chave da NF-e/CT-e.

   Na efetivação dos Documentos de Entrada já deixa a Chave da NF-e/CT-e gravado para atendimento das exigências do SPED Fiscal.

   Pontos de entrada na rotina para preenchimento de dados específicos do cliente nos documentos de Entrada.

 

Veja abaixo um vídeo de demonstração

da rotina ou clique para ir direto ao Youtube.

 

Fluxo de informação da Rotina

 

Detalhamento das Rotinas da Ferramenta

1) Rotina de Baixa automática de arquivos XML do site da SEFAZ:

A rotina pode ser parametrizada para fazer o download automaticamente de todos as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa. Com isso pouco tempo depois de terem emitido uma NF contra seu CNPJ esse arquivo XML já passa a estar dentro da base de dados do Protheus, aguardando a real chegada da mercadoria para que o processo seja efetivado como um Documento de Entrada. Abaixo tela do arquivo de CONSOLE.LOG do sistema com os logs dos arquivo baixados.

2) Rotina de Baixa automática de mensagens de e-mail:

A rotina permite que seja configuradas uma ou mais contas de e-mail, que estejam configuradas para receber as mensagens com os arquivos XML´s das notas fiscais. A rotina faz o download dessas mensagens (POP) automaticamente de tempos em tempos (Exemplo: 5 minutos) onde para cada mensagem recebida é verificado os arquivos anexo XML´s e PDF´s, e os salva em pasta especifica da rede do cliente.

3) Importação do arquivo XML

3.a) Importação Automática:

A solução dispões de uma rotina que fica em constante execução no serviço do Protheus que executa a leitura de uma determinada pasta configurada na rotina e efetua a importação automaticamente dos todos os arquivos XML´s para a tela do Gestor XML NF-e/CT-e.

Na base de dados a solução gera um registro com o arquivo XML gravado, alem de preencher as colunas de Numero da NF-e/CT-e, Serie do documento, CNPJ do emitente e a Chave da NF-e. Esses registros ficam identificados na tela da rotina através da legenda cor preta e do Tipo de Documento “XML”, isso o usuário não precisa mais encontrar o arquivo XML para importa-lo, basta pesquisar por um dos campos preenchidos e fazer a gravação dos dados da NF-e no sistema através da rotina de Classificação XML.

No momento da chegada do material na empresa, ou no momento da efetivação da nota fiscal, o operador irá utilizar a opção "Classif.XML",

Em seguida o operador deverá preencher os parâmetros de importação da rotina com os dados quer serão utilizados para efetivar o arquivo dentro das rotinas padrões do TOTVS Protheus.

Um vez confirmados os parâmetros o usuário confirma a importação da arquivo XML dentro do sistema.

Nesse momento a rotina executa a primeira checagem junto a SEFAZ se o arquivo XML está valido, efetuando uma consulta a SEFAZ através da chave de acesso da NF-e.

Caso não existam amarrações de “Produtos X Fornecedores” ou “Produtos X Clientes” a rotina informa ao operador a falta da amarração e permite que o operador execute naquele momento o cadastramento da amarração.

Após efetuada as amarrações dos itens constantes na nota fiscal importada o sistema executa a gravação dos dados dentro do sistema TOTVS Protheus.

 

3.b) Importação Manual:

Com interface simples, permite que o usuário do sistema após receber de seu fornecedor o e-mail da nota fiscal eletrônica com o arquivo XML anexado, faça a importação dos dados desse arquivo como uma pré-digitação da nota fiscal de entrada. Os dados importados servirão para a gravação da nota fiscal de entrada.

Após acessar a tela principal da rotina, basta o usuário clicar na função “Importar XML” localizada no menu funcional abaixo do browser.

 

A rotina exibirá uma nova caixa de dialogo onde o usuário ira selecionar a pasta onde está localizado o arquivo XML recebido do fornecedor.

Em seguida o operador deverá preencher os parâmetros de importação da rotina com os dados quer serão utilizados para efetivar o arquivo dentro das rotinas padrões do TOTVS Protheus.

Um vez confirmados os parâmetros o usuário confirma a importação da arquivo XML dentro do sistema.

Nesse momento a rotina executa a primeira checagem junto a SEFAZ se o arquivo XML está valido, efetuando uma consulta a SEFAZ através da chave de acesso da NF-e.

Caso não existam amarrações de “Produtos X Fornecedores” ou “Produtos X Clientes” a rotina informa ao operador a falta da amarração e permite que o operador execute naquele momento o cadastramento da amarração.

Após efetuada as amarrações dos itens constantes na nota fiscal importada o sistema executa a gravação dos dados dentro do sistema TOTVS Protheus.

 

4) Associação aos dados do sistema:

Uma vez importado o arquivo e gerada a pré-digitação do documento de Entrada, a tela de atualização de dados traz de maneira completa e centralizada todas as informações do documento importado, permitindo que o operador faça a alimentação dos dados necessários para a integração da nota fiscal no sistema TOTVS PROTHEUS. Nessa tela são alimentados os dados de:

  • Tipos de Entrada (TES);
  • Vinculação dos itens gravados com os Pedidos de Compras do sistema;
  • Vinculação dos itens gravados com uma Ordem de Produção (O.P.);
  • Vinculação dos itens gravados com uma Conta Contábil;
  • Vinculação dos itens gravados com um Centro de Custo Contábil;
  • Vinculação dos itens gravados com um Item Contábil;
  • Vinculação dos itens gravados com uma Classe de Valor Contábil.
  • Vinculação dos itens gravados com um documentos de origem do Protheus para os casos de notas que tenham o controle de Poder de Terceiros ativada na TES.

A rotina armazena ainda todas essas informações, caso o operador deseje, para que nas próximas importações essas informações já venham preenchidas corretamente dentro do sistema facilitando assim o processo de gravação da nota fiscal. Na grande maioria das notas fiscais a TES utilizada na operação é sempre a mesma, bem com as informações contábeis do documento.

A rotina dispõe de Pontos de Entrada específicos para que o cliente possa implementar na operação de atualização de dados e gravação do documento de entrada campos específicos que façam parte do seu ambiente.

O operador executa a pesquisa do arquivo XML importado para a rotina através das pesquisas disponíveis no menu de pesquisa da rotina.

Após localizada a nota fiscal o operador clica sobre o item do menu funcional denominado “Atual.Dados”

A rotina exibe uma nova tela com as informações da nota fiscal importada. Nesse momento o operador pode efetuar a mudanças necessárias e inserir a informações relacionadas a nota fiscal que esta sendo importada.

 

5) Efetivação da nota de entrada:

De acordo com o Tipo de Documento informado no momento da importação (Pre-nota, Documento Entrada ou Nt.Conhec.Frete) a rotina faz a efetivação desse registro gerando o documento efetivo dento do sistema. A rotina permite ainda que seja feita a visualização desse documento a partir da tela de Gestor XML NF-e, sem a necessidade de acessar a tela do sistema para visualizar os dados gerados.

Para executar a efetivação de um documento importado e com os dados informados, o operador pesquisa o documento dentro da tela da rotina, posiciona o cursos de localização sobre o documento que deseja efetivar, clica no menu funcional “Ações Relacionadas”, seleciona a opção “Efetivar Nota” e “Efetivar Nota”

A rotina de efetivação utiliza as funções internas e padrões do sistema Protheus, e com isso efetua todas as validações de campos e parametrização que o sistema estiver utilizando em suas telas padrões. Quando um documento de entrada não é importado, o sistema gera um LOG, que pode ser salvo em disco ou impresso, com os motivos de não ter sido efetivado permitindo assim que o usuário verifique a inconsistência do sistema, faça a correção dos cadastros e dados, e efetive o documento novamente.

 

6) Guarda do arquivo XML e rotina de exportação dos arquivos:

Após importado o arquivo XML, ele passa a ficar armazenado dentro da base de dados do sistema, podendo a qualquer momento ser exportado em arquivo para atendimento de solicitações da fiscalização. O arquivo importado fica vinculado ao documento de entrada, armazenado na tabela de Cabeçalho Doctos. de Entrada (SF1).

A qualquer momento o usuário poderá fazer a exportação (cópia) dos arquivos armazenados na base de dados do Protheus para uma pasta em seu computador ou da rede interna. Assim é possível atender a solicitações da fiscalização caso a empresa necessite comprovar a guarda dos arquivos XML das notas fiscais escrituradas.

 

7) Validação do arquivo XML junto a SEFAZ:

No momento da importação do arquivo XML, o sistema faz a verificação junto a SEFAZ para validar a autenticidade do arquivo e se o mesmo está Autorizado junto a SEFAZ. Essa informação é exibida para o usuário no momento da importação e caso o XML não esteja autorizado ou não se encontre na base de dados da SEFAZ é emitido alerta para o operador verificar o que ocorre com a nota fiscal.

8) Manifestação do Destinatário Automática e Manual junto a SEFAZ:

No momento do download automático do site da SEFAZ a rotina efetua a primeira manifestação automática de destinatário junto a SEFAZ que é a manifestação de "Ciência da Operação".

No momento da efetivação do arquivo XML como uma Pré-nota, Documento de Entrada ou NT.Conhec.Frete, o sistema efetua a Manifestação de "Confirmação da Operação" também de forma automática. Feita essa manifestação o fornecedor/emissor da nota fiscal não poderá mais cancelar junto a SEFAZ pois essa operação confirma a chegada da mercadoria ao destinatário.

Alem dessas manifestações automáticas que a rotina realiza, é possível ainda que os operadores realizem as Manifestações de "Desconhecimento da Operação" e a de "Operação não realizada". Com apenas alguns clique os usuários conseguem fazer essas manifestações junta a SEFAZ informando as ocorrências sobre a NF-e emitida contra sua empresa.

9) Rotina automática de validação do arquivo XML junto a SEFAZ:

Para garantir que o fornecedor não efetue o cancelamento da nota fiscal de entrada posterior a seu envia junto a SEFAZ, existe um “Robo” dentro da rotina que executa mais duas verificações junto a SEFAZ de autenticidade do arquivo XML, alem da verificação inicial no momento da importação. A primeira ocorre 3 dias após a importação da nota fiscal e a segunda 21 dias após essa importação. Com isso caso o documento de entrada tenha sido cancelado o sistema emite aviso via E-mail para os responsáveis informando o problema e o código de retorno da SEFAZ para que a área verifique junto ao fornecedor o que aconteceu com esse documento.

A rotina dispões ainda de uma tela de consulta do log dessas validações junto a SEFAZ, todas as consultas ficam armazenadas na base de dados do sistema.

10) Impressão da DANFE:

A rotina dispões de uma função de impressão de DANFE a partir dos dados do arquivo XML armazenados na base de dados do sistema. Com isso o operador poderá emitir uma DANFE a qualquer momento mesmo que não tenha recebido o arquivo de seu fornecedor.

 


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